Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die Syott Limited („Syott“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie syott.co besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, sich bei uns bewerben oder ein Kundenkonto verwalten. Außerdem erfahren Sie, welche Wahlmöglichkeiten und Rechte Sie haben.

Wer wir sind

Die Syott Limited ist eine in Irland eingetragene Gesellschaft (CRO-Nr. 808411) mit eingetragenem Sitz in Unit 3D North Point House, North Point Business Park, New Mallow Road, Cork, T23 AT2P, Irland.

Für die in dieser Erklärung beschriebenen personenbezogenen Daten ist Syott der Verantwortliche. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter privacy@syott.co.

Daten in unseren Produkten

Syott HR, Syott Recruit und Syott Company OS (derzeit in einer privaten Beta) werden von Organisationen genutzt, um ihr eigenes Personal und ihre Personalgewinnung zu verwalten. Für die personenbezogenen Daten, die eine Organisation in ihr Syott-Konto eingibt, ist diese Organisation verantwortlich; wir verarbeiten sie in ihrem Auftrag auf Grundlage unseres Vertrags mit ihr. Diese Erklärung gilt nicht für diese Daten.

Wenn Sie bei einer Organisation, die Syott nutzt, beschäftigt sind oder sich dort beworben haben, wenden Sie sich bitte wegen Ihrer Daten an diese Organisation. Wenden Sie sich stattdessen an uns, leiten wir Ihre Anfrage an sie weiter und unterstützen sie bei der Beantwortung.

Welche Daten wir erheben und warum

Wenn Sie unsere Website besuchen

Unsere Server erfassen technische Angaben zu jeder Anfrage: Ihre IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp (User-Agent), die aufgerufene Seite, die verweisende Seite sowie Datum und Uhrzeit. Wir verwenden sie, um die Website bereitzustellen, sie zu schützen, Missbrauch zu verhindern und Fehler zu beheben. Außerdem nutzen wir Dash0, um die Leistung und Fehler unserer Server zu überwachen; die Anfragedaten, die Dash0 erhält, können dieselben Angaben enthalten.

Zudem verwenden wir einige Cookies, um sich Ihre Einstellungen zu merken, etwa Ihre Sprache und das Land oder die Region, die Sie gewählt haben. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Rechtsgrundlage: unsere berechtigten Interessen am Betrieb einer sicheren und ordnungsgemäß funktionierenden Website.

Wenn Sie uns schreiben, eine Demo buchen oder den Vertrieb kontaktieren

Wenn Sie unser Kontaktformular oder die Formulare „Vertrieb kontaktieren“ und „Demo buchen“ nutzen, erheben wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Unternehmen, die Unternehmensgröße, den Grund Ihrer Kontaktaufnahme, Ihre Nachricht (und, wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, die Stelle) sowie die Seite und die Sprache, von der aus Sie das Formular gesendet haben. Außerdem erfassen wir die IP-Adresse und die Browserangaben, von denen aus das Formular gesendet wurde, um Spam und Missbrauch zu erkennen. Diese Daten speichern wir in unserem eigenen CRM-System (Customer Relationship Management).

Wir verwenden sie, um Ihnen zu antworten, eine Demo oder ein Pilotprojekt zu vereinbaren, Ihre Anfrage weiterzuverfolgen und unsere Korrespondenz zu dokumentieren. Die Pflichtfelder benötigen wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten; alle anderen Angaben sind freiwillig. Wir nehmen Sie nicht in Marketing-E-Mail-Verteiler auf, sofern Sie sich nicht selbst dafür anmelden.

Rechtsgrundlage: unsere berechtigten Interessen daran, geschäftliche Anfragen zu beantworten und weiterzuverfolgen; und, wenn Sie sich danach erkundigen, Kunde zu werden, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, um die Sie uns gebeten haben.

Wenn unsere Formulare prüfen, dass Sie kein Bot sind

Unsere Formulare sind durch Cloudflare Turnstile geschützt, das geladen wird, sobald Sie beginnen, ein Formular auszufüllen. Turnstile prüft Signale wie Ihre IP-Adresse, Browserangaben und Ihren TLS-Fingerabdruck, um Menschen von automatisiertem Missbrauch zu unterscheiden. Cloudflare verwendet diese Signale außerdem, um Turnstile zu verbessern, wie im Turnstile Privacy Addendum beschrieben.

Rechtsgrundlage: unsere berechtigten Interessen am Schutz unserer Formulare und Systeme vor Spam und Missbrauch.

Wenn Sie sich bei uns bewerben

Wenn Sie sich über unsere Website, per E-Mail oder über einen für uns tätigen Personalvermittler bewerben, erheben wir die Informationen, die Sie uns mitteilen möchten – in der Regel Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihren Lebenslauf, die Stelle, die Sie interessiert, und Ihre Nachricht – sowie Notizen und Ergebnisse aus Gesprächen und Auswahlverfahren. Wenn jemand Sie empfiehlt, erhalten wir Ihre Angaben von dieser Person. Wenn Sie uns über eine gesundheitliche Beeinträchtigung oder eine Behinderung informieren, damit wir eine Anpassung vornehmen können, verwenden wir diese Information ausschließlich zu diesem Zweck.

Wir verwenden diese Informationen, um Ihre Bewerbung zu prüfen, mit Ihnen zu kommunizieren und Einstellungsentscheidungen zu treffen. Weitere Einzelheiten finden Sie in unseren Bewerbungsbedingungen.

Rechtsgrundlage: die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage vor Abschluss eines Arbeitsvertrags; unsere berechtigten Interessen an der Personalgewinnung; und unsere rechtlichen Verpflichtungen, etwa die Prüfung Ihrer Arbeitserlaubnis.

Wenn Ihre Organisation Kunde von Syott ist

Wir verwenden die geschäftlichen Kontaktdaten der Personen, die ein Kundenkonto verwalten – etwa Kontoadministratoren und Ansprechpersonen für die Abrechnung –, um unsere Dienste zu erbringen, Service- und Sicherheitsmitteilungen zu senden, Rechnungen zu stellen und Zahlungen einzuziehen (Zahlungen werden über Stripe abgewickelt) sowie Support zu leisten.

Rechtsgrundlage: die Erfüllung unseres Vertrags mit dem Kunden; unsere berechtigten Interessen an der Pflege der Kundenbeziehung; und unsere rechtlichen Verpflichtungen, etwa zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen.

Wenn Sie unseren Support-Chat nutzen

Wenn Sie den Support-Chat zulassen, lädt unsere Website den Intercom Messenger. Sobald er geladen ist, erhält er Informationen über Ihren Browser, Ihr Gerät, Ihren ungefähren Standort und die Seiten, die Sie aufrufen. Wenn Sie eine Unterhaltung beginnen, verarbeitet Intercom außerdem Ihre Nachrichten und alles, was Sie darin mitteilen. Intercom speichert diese Daten in den Vereinigten Staaten.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung in das Laden des Chats; und unsere berechtigten Interessen an der Beantwortung Ihrer Fragen.

Analyse und Sitzungsaufzeichnungen

Wenn Sie es zulassen, verwenden wir:

• PostHog für Analysen: aufgerufene Seiten, Klicks, Scrolltiefe, Geräte- und Browsertyp sowie Ihren ungefähren Standort anhand Ihrer IP-Adresse. Diese Daten werden über unsere eigene Domain (a.syott.co) an die EU-Cloud von PostHog gesendet.
• Dash0, um zu messen, wie schnell Seiten in Ihrem Browser laden und ob Fehler auftreten.
• PostHog Session Replay und Microsoft Clarity, um aufzuzeichnen, wie sich Besucher durch unsere Seiten bewegen – Mausbewegungen, Klicks und Scrollen –, und um Heatmaps zu erstellen. Diese Tools sind so eingerichtet, dass Ihre Eingaben in Formularfeldern maskiert werden. Microsoft verarbeitet Clarity-Daten in den Vereinigten Staaten und verwendet sie auch für eigene Zwecke, wie in der Datenschutzerklärung von Microsoft beschrieben.

Wir werten diese Informationen in zusammengefasster Form aus, um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und um sie zu verbessern. Wir verwenden sie nicht, um Sie zu identifizieren. Nicht jedes Tool ist zu jedem Zeitpunkt aktiv; im Einwilligungsdialog sind die jeweils eingesetzten Tools aufgeführt.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung. In Regionen, in denen diese Tools standardmäßig aktiviert sein können (siehe unsere Cookie-Richtlinie), unsere berechtigten Interessen an der Verbesserung unserer Website – Sie können die Tools jederzeit deaktivieren.

Wenn Sie eine Cookie-Auswahl treffen

Wenn Sie eine Cookie-Auswahl treffen oder ändern, erfassen wir eine zufällige Einwilligungs-ID, die gewählten Kategorien, die Version des angezeigten Banners, ob Sie Ihre Auswahl im Banner oder in den Cookie-Einstellungen getroffen haben, Ihre Sprache, die Art der Datenschutzvorschriften, die an Ihrem Standort gelten, sowie Datum und Uhrzeit. Der Eintrag enthält weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse. Wir bewahren ihn auf, damit wir nachweisen können, dass wir Ihre Auswahl eingeholt und beachtet haben.

Rechtsgrundlage: unsere rechtliche Verpflichtung, eine Einwilligung nachweisen zu können.

Beschwerden, Anfragen und Sicherheitsmeldungen

Wenn Sie eine Beschwerde einreichen, Ihre Datenschutzrechte ausüben oder ein Sicherheitsproblem melden, verwenden wir Ihre Angaben, um die Angelegenheit zu bearbeiten und zu dokumentieren, wie wir damit umgegangen sind.

Rechtsgrundlage: unsere rechtlichen Verpflichtungen sowie unsere berechtigten Interessen daran, Anliegen zu klären und Rechtsansprüche abzuwehren.

Wie lange wir Daten aufbewahren

Daten	Aufbewahrungsdauer
Serverprotokolle (IP-Adresse, Browserangaben, aufgerufene Seiten)	6 Monate
Daten der Überwachung der Serverleistung (Dash0)	30 Tage
Kontakt-, Vertriebs- und Demo-Anfragen	Bis zu 24 Monate nach unserem letzten Kontakt mit Ihnen, sofern Sie nicht Kunde werden
Bewerbungen	12 Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens, sofern Sie einer längeren Aufbewahrung für künftige Stellen nicht zustimmen
Unterlagen zu Kundenkonten und Abrechnung	Für die Dauer der Kundenbeziehung und bis zu 6 Jahre nach deren Ende
Unterhaltungen im Support-Chat	Bis zu 24 Monate nach Ende der Unterhaltung
Analysedaten und Sitzungsaufzeichnungen	Bis zu 13 Monate
Nachweise über Cookie-Einwilligungen	6 Monate
Beschwerden	6 Jahre nach Abschluss der Beschwerde
Datenschutzanfragen und Sicherheitsmeldungen	3 Jahre nach deren Abschluss

Nach Ablauf einer Frist löschen oder anonymisieren wir die Daten, sodass sie Sie nicht mehr identifizieren. Wir können Daten länger aufbewahren, wenn das Gesetz dies verlangt oder wir sie für einen Rechtsanspruch benötigen.

An wen wir Daten weitergeben

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn es erforderlich ist:

• an Dienstleister, die unsere Website und Systeme hosten oder die oben beschriebenen Tools bereitstellen. Sie handeln nach unseren Weisungen und auf Grundlage von Verträgen, die Ihre Daten schützen. Die aktuelle Liste finden Sie auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter.
• an professionelle Berater wie Rechtsanwälte, Steuerberater und Versicherer, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
• an Behörden, Aufsichtsbehörden und Gerichte, wenn das Gesetz dies verlangt oder wir Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen müssen.
• an einen Käufer oder Investor, wenn Syott oder das Geschäft von Syott umstrukturiert, verkauft oder finanziert wird, unter Wahrung der Vertraulichkeit.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Auf unserer Website setzen wir keine Werbenetzwerke und keine Tracking-Pixel sozialer Netzwerke ein.

Internationale Datenübermittlungen

Wir hosten unsere Website und unsere eigenen Systeme bei Amazon Web Services in Irland. Einige unserer Dienstleister verarbeiten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR): Microsoft Clarity und Intercom in den Vereinigten Staaten und Cloudflare in seinem weltweiten Netzwerk. Andere Dienstleister speichern Daten in der EU, gehören aber zu Unternehmensgruppen mit Sitz außerhalb des EWR.

Wenn personenbezogene Daten den EWR verlassen, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (zum Beispiel das EU-US Data Privacy Framework für danach zertifizierte Anbieter) oder auf die Standardvertragsklauseln der Kommission, bei Bedarf mit zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Auf Anfrage erhalten Sie weitere Informationen zu diesen Garantien.

Wie wir Daten schützen

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Verschlüsselung bei der Übertragung, auf die jeweils erforderlichen Personen beschränkte Zugriffe und die Überwachung unserer Systeme. Kein System ist vollkommen sicher. Wenn Sie glauben, dass etwas nicht stimmt, teilen Sie uns dies bitte unter security@syott.co mit.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

• Auskunft über die personenbezogenen Daten zu erhalten, die wir über Sie speichern, und eine Kopie davon zu bekommen;
• unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen;
• Ihre Daten löschen zu lassen;
• die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen;
• einer Verarbeitung auf Grundlage unserer berechtigten Interessen und jederzeit der Direktwerbung zu widersprechen;
• die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem übertragbaren Format zu erhalten;
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird; und
• keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, die Sie erheblich beeinträchtigt. Solche Entscheidungen treffen wir nicht.

Um diese Rechte auszuüben, lesen Sie DSGVO-Datenanfragen oder schreiben Sie an privacy@syott.co. Wir antworten innerhalb eines Monats. Ihre Cookie-Auswahl können Sie jederzeit über Cookie-Einstellungen in der Fußzeile unserer Website ändern.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Unsere federführende Aufsichtsbehörde ist die Data Protection Commission in Irland (www.dataprotection.ie); Sie können sich auch an die Behörde in dem Land wenden, in dem Sie leben oder arbeiten. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns zuerst Gelegenheit geben, Ihr Anliegen zu klären.

Wenn Sie in den Vereinigten Staaten leben, lesen Sie Datenschutzrechte in den USA.

Kinder

Unsere Website und unsere Produkte richten sich an Unternehmen und nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte; wir löschen die Daten dann.

Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Praktiken ändern. Das Datum oben auf dieser Seite zeigt, wann sie zuletzt aktualisiert wurde. Bei wesentlichen Änderungen weisen wir zusätzlich auf unserer Website darauf hin.

Kontakt

Syott Limited, Datenschutz, Unit 3D North Point House, North Point Business Park, New Mallow Road, Cork, T23 AT2P, Irland. E-Mail: privacy@syott.co.